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供应商审计(三):如何审核仓库

2022-11-28 15:59:08 来源:CPHI制药在线

不管是内部审核(自检),还是外部审核(监督检查、认证审核、供应商审核),仓库都是审核的重点之一,但是您会审核仓库吗?如果不会,本文提供了审核思路,仅供参考。


(资料图片仅供参考)

不管是内部审核(自检),还是外部审核(监督检查、认证审核、供应商审核),审核仓库时,需要被审核方提供《仓库布局图》,特别是外部审核时,一定要向被审核方索取仓库布局图。如果有了仓库布局图,就可简单明了地知道仓库的分布情况:原料仓库、辅料仓库、化学品仓库、包装材料仓库、中间品仓库和成品仓库,以及各仓库的入口和出口,以及人流和物流走向,还包括各仓库的不同区域划分(待检区、合格品区、不合格品区)。如果您是被审核方,可参考这部分策划和绘制本组织的《仓库布局图》。

不管是内部审核(自检),还是外部审核(监督检查、认证审核、供应商审核),审核仓库时,需要被审核方提供《仓库管理制度》,特别是外部审核时,一定要向被审核方索取《仓库管理制度》,这是您审核的准则之一。如果有了《仓库管理制度》,就可知道仓库是按照“先进先出的原则”还是按照“先到期先出的原则”对仓库进行管理;仓库是否对每种物料和产品规定了存放条件和保存期限;仓库是否对每种物料和产品的温湿度监控作出了要求(比如冷冻、冷藏等);仓库是否每种物料和产品规定了复验期……

现场审核时,按照《仓库布局图》和《仓库管理制度》展开审核。首先,确定审核路线。这由审核人员和被审核人员共同确定,但审核人员主导。其次,审核过程,采用由远及近的方式进行。先对需要审核的仓库,整体进行审核,仓库的外表面是否完整或者破烂不堪;仓库的标识(比如原料仓库)是否清晰完整;仓库的虫害控制设施是否存在并完整;仓库的门禁是否得到妥善管理……进入仓库后,检查入口的虫害控制设施是否存在并完整,以及可以有效控制虫鼠害;仓库的不同区域划分(待检区、合格品区、不合格品区)标识清楚;仓库的卫生管理是否整洁;抬头检查屋顶是否符合相关的要求;低头检查地面是否符合相关的要求;沿着仓库走一圈,看看仓库是否符合离墙离地的要求,仓库四周的卫生情况,以及是否有虫鼠害活动的痕迹。最后,选择审核重点进行审核。

对于仓库管理人员的审核。需要审核管理仓库人员的培训记录及其档案、健康情况(健康证)以及仓库管理人员的着装(对于特定产品是有要求的)。

对于设施设备的审核。首先,需要审核仓库的设计是否合理;其次,需要审核设备配备是否满足要求。比如对于有温度和湿度控制要求的,是否提供了空调和除湿机等设备,并且能够满足要求。最后,需要审核仓库的相关记录,比如温湿度监控记录、空调和除湿机维护保养记录以及维修记录等。

对于物料和产品的审核。首先,需要审核标签是否符合相关要求,特别是供应商审核时,一定要注意成品的标签(曾经见过,供应商现场审核时,发现供应商准备提供给自己公司的包装袋标识不符合特定标准要求);其次,需要审核物料和产品的标识情况。这是审核的重点和难点,也是最容易出现问题的地方。第一、标识牌的名称和数量与实际是否相符,这也是考核仓库管理人员工作的内容之一。有的企业,标识牌挂在那里,就没有这么更换过,一旦被检查就发现物料和产品与标识牌,名称对不上,数量对不上等等。次之,检查物料和产品的防护。再次,任意选择几批不同的物料,审核《合格供应商名单》,确认是否都是来自合格供应商。最后,如果可能的话,选择一批物料或成品,进行简单的追溯。

对于方法的审核。仓库管理所涉及的方法,就是“先进先出”或“先到期先出”。对于这个审核,一定要具备一定经验才行。

对于环境的审核。就是审核仓库的环境是否满足相关的要求。对于需要冷冻的,看冷冻库是否能达到冷冻要求;对于需要冷藏的,看冷藏库是否能达到冷藏要求;需要照明的,看照明是否符合相关要求;需要通风的,看通风是否符合相关的要求(包括虫害控制要求)。

对于测量和监控的审核。就是审核是否策划的频率进行测量和监控,比如多久监测一次温度和湿度,并要查看相关的记录;多久检查虫鼠害设施;物料到货完整性验收检查记录、发货时运输工具检查记录……

总结

对于仓库的审核,需要根据目的,搜集相关的法律法规和标准要求,制定合理的审核方案以及审核计划,相关的检查表,并按照策划进行审核。对于仓库审核常见的问题有:没有《仓库布局图》、仓库标识不全、仓库没有划分出特定的区域(不合格品区域);物料仓库没有《合格供应商名单》;仓库虫鼠害控制设施不全;出货运输工具检查记录不全……

本文对仓库的审核,还是从“人、机、料、法、环和测”六方面展开,目的在于告诉初学者,审核时,需要从这几方面策划、实施和检查和处置。

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《供应商审计(一):如何审核变更》

《供应商审计(二): 如何审核偏差》

作者简介:老陈,质量管理专家,从事食品与制药行业质量管理和质量控制相关工作近二十年,历任QA主管、质量部长、质量经理和生产厂长等职。在国内著名的跨国明胶企业负责质量和食品安全管理体系管理工作。

关键词: 质量管理 供应商审计

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