很多没有经验的新厂,或者从化工厂转型的药厂,因为有老板对利润望穿秋水的目光,时间紧任务重,再加上质量管理工作本来就是一个循序渐进提高的过程,所以很多厂前期做得还是有些差距,这个时候呢,迎检技巧就是很关键的。
这里收集了很多有经验的制药人的一些建议,希望可以帮助有需要的朋友。
【资料图】
后勤的准备:
当官方机构或客户确定好行程以后,就要根据对方的要求,安排好交通、住宿、就餐饭店。至少准备两辆商务车,避免特殊情况,车辆不够用。住宿选择干净卫生的宾馆,但不要离公司太远。就餐的饭店,要提前了解检查老师有没有什么特殊要求,例如回民不吃猪肉、例如印度检查老师不吃牛肉等特殊习惯,提前准备几个备选方案。如果情况允许,提前跟检查老师进行沟通决定。
会议室准备:
准备两个会议室,一个会议室用于老师检查,一个用于摆放准备的文件资料。会议室准备物品:笔、笔记本、A4纸、订书机、便签纸、瓶装水、桶装水、纸杯、杯托、茶叶、抽纸、鲜花、水果、小零食;注意:鲜花(至少两天就要更换,避免到末次会议花儿都蔫儿了)、水果和小零食要方便取用和食用。会议室卫生:检查期间应每天打扫室内卫生。地面、桌面洁净无灰尘,垃圾每天早上清理,窗户玻璃内外无灰尘。
文件的准备:
为了方便文件能够很顺利的拿到,一般会在检查前准备一个房间,把所有的文件放到一个房间,分类放好,做好标识。负责取文件的人员要很熟悉本部门的文件和记录,能够顺利的找到。多数公司会在备战室安排大屏幕,通过微信群可以看到老师检查流程,提了哪些问题,索要哪些文件,这样可以及时查找,给老师前要登记,知道哪些记录已经提供过了。
人员的准备:
每个部门都要安排文件准备的人员,这些人主要任务是理清本部门所有待检查的文件和记录,分类别存放,便于查找和取出。并且在未检查时,对所有记录进行检查,确保没有低级错误。还有安排对本部门所有工作比较了解的人员,负责检查老师会议室有疑问时进行回答问题。
生产的准备:
接到检查通知后,要根据工艺步骤,尽可能把不便于操作的复杂步骤安排到晚上,这样尽可能避免因为自己不熟练,暴露太多的问题。当然如果可以,对于不熟练的操作还是要尽可能在检查模前拟操作一下,对工具和设备操作、工艺控制步骤等都要学习。
现场的准备:
仓库:
► 防蚊虫措施的记录是不是托填写齐全了,有没有空格。
► 仓库物料进行检查,有没有到复验期的物料,提前请验和取样。
► 现场的电子秤使用及校准记录是不是齐全完善。
► 现场的账物卡是不是一致,有没有及时填写。
► 仓库的温湿度有没有异常,记录有没有填写完整。
车间:
► 空调系统、水系统运行情况,各参数是不是有超标情况。
► 垃圾桶是否有撕毁的记录和文件。
► 现场的物料标识、设备标识等是不是完整、正确。
► 现场使用的文件和记录是不是齐全。
► 现场使用的工器具、容器具是不是齐全。
► 有没有给检查老师准备进入洁净区的洁净服。
QC:
► 现场卫生是否干净整洁,物品摆放是否整齐。
► 现场垃圾桶有没有撕毁的记录、图谱等。
► 现场试剂、试液有没有过有效期的情况。
► 稳定性设备、留样房间等检查是否有超标的情况。,
回答问题的注意事项:
审计官到现场后,迎审人员要各司其职,在自已岗位迎审,不要脱岗或跟随审计官到另外岗位。
对审计官的提问,一定要先明白他问的是什么,然后再回答,绝不要在对问题似懂非懂的情况下回答。
各部的全程陪同人员可以回答本部门的一般性问题,涉及到操作的,如果审计官直接问的是操作工,应由操作工回答。
如果被提问人员对审计官的问题不能很肯定地回答,而他的问题在SOP中有规定,可以跟审计官回答,记忆得不太准确了,要看一下文件再回答。
在审计官提出问题后要由一人回答,不要一涌而上多人回答,其他人也不要交头接耳;如果回答错了,可由知道正确答案的人员直接对翻译人员讲"我来补充一下",然后将这个问题的正确答案告诉翻译人员而不要等已翻译过了再讲,以免造成误会。
一般情况下在审计官对现场进行检查时不要请教问题。
如果回答的问题没有被审计官正确理解可再做解释,如与审计官理想的答案不一致时不要争执。
对我们目前不太明白的标准,要以虚心态度对待检查,不要以别的顾问或专家的意见来推翻审计官的意见。
总之,大家也不要太紧张,不要把检查看得太重,质量管理工作是一个循序渐进的提高的过程,每个公司都会存在问题,只要平时工作认真,不造假、按照GMP条款去执行,对于没有理解到位的问题都可以整改,每接受一次检查,也是公司一次提高的过程。
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